Wydatki z tytułu pokrycia kosztów noclegów osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia bądź umowy o dzieło mogą stanowić firmowe koszty podatkowe pod warunkiem, że zawarte z tymi osobami umowy przewidują ponoszenie przez zleceniodawcę wydatków na ten cel. Jeżeli jednak w zawartych umowach cywilnoprawnych nie ma zapisu stanowiącego o zapewnieniu noclegu osobom zatrudnionym na ich podstawie, a wydatki na ich opłacenie ponoszone są przez zleceniodawcę jedynie w oparciu o słowne ustalenia, to tego typu wydatki nie mogą stanowić kosztów podatkowych w firmie zleceniodawcy. Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 2 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.11.2017.1.SK.
Spółka w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej zatrudnia osoby fizyczne m.in. na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenia bądź umowy o dzieło). Osobom tym spółka pokrywa koszty noclegów. W pisemnych postanowieniach umów zawieranych z tymi osobami nie ma zapisu, który stanowi o zapewnieniu noclegu przez zleceniodawcę. We wniosku o wydanie interpretacji spółka wskazała, że są to zwykle słowne ustalenia, do których dochodzi w momencie wystąpienia potrzeby zorganizowania takiego noclegu na potrzeby danego zlecenia. Wówczas spółka zobowiązuje się do pokrycia tego typu kosztów. Koszty te są dokumentowane fakturami wystawianymi na spółkę i nie obciążają zleceniobiorców. W zaprezentowanej sytuacji spółka miała wątpliwości, czy ponoszone przez nią koszty związane z noclegami osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło stanowią firmowe koszty podatkowe. O rozstrzygnięcie tych wątpliwości wystąpiła do organu podatkowego.
Organ podatkowy w wydanej interpretacji wskazał, że wydatki poniesione na noclegi zleceniobiorców i wykonawców dzieła nie zostały wprost wyłączone z kosztów w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop. Należy jednak pamiętać, że nieujęcie danego wydatku w zawartym w tym przepisie katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione mogą być tymi kosztami.
Następnie organ stwierdził, że wydatki na noclegi wskazane we wniosku o wydanie interpretacji mogą stanowić koszty uzyskania przychodów wyłącznie wówczas, gdy obowiązek ich zapewnienia został zapisany w zawartych umowach. Ponieważ jednak w umowach zawartych przez spółkę takich zapisów nie ma, nie ma również podstaw do obciążania kosztów ponoszonymi w związku z nimi wydatkami.