Jak co roku w okresie świątecznym firmy ponoszą wydatki na dekorację świąteczną, wigilie pracownicze czy karty z życzeniami dla kontrahentów. Jak należy kwalifikować te wydatki zgodnie z zapisami ustawy o podatku dochodowym, czy wszystkie wydatki świąteczne stanowią koszt uzyskania przychodu ? O tym szerzej w artykule z dnia 05 grudnia 2016 r. „Gazeta Podatkowa”
Świąteczne wydatki w rozliczeniach firmowych
Koniec roku dla przedsiębiorców to bardzo intensywny okres. To czas sporządzania spisów remanentowych, dokonywania analiz dotyczących mijającego roku, jak również czas przygotowania nowych projektów i sporządzana planów na rok następny. Pomimo intensyfikacji różnych aktywności biznesowych grudzień w firmach mija też pod znakiem nadchodzących świąt. Stąd gwiazdkowe dekoracje w biurach, świąteczne gratyfikacje dla pracowników, drobne upominki dla kontrahentów oraz spotkania o charakterze integracyjnym. Większość firmowych wydatków o charakterze świątecznym nie pozostaje obojętna podatkowo.
Świąteczne aranżacje
Choinki, girlandy, stroiki, kurtyny świetlne – dekoracje świąteczne w firmach zazwyczaj umieszczane są w miejscach ogólnodostępnych, gdzie pojawia się najwięcej klientów oraz w pomieszczeniach, w których zwyczajowo podejmowani są kontrahenci. Oprócz okolicznościowych dekoracji w niektórych firmach, zwłaszcza handlowych i usługowych, pracownicy otrzymują w tym okresie specjalne stroje ze świątecznymi motywami.
Firmowe wydatki na świąteczny wystrój, w tym na zlecenie ich wykonania profesjonalnej firmie, należą do ponoszonych na szeroko rozumiane działania marketingowe. Jednocześnie podatkowo nie należy ich klasyfikować do kategorii wydatków reprezentacyjnych. To w konsekwencji oznacza, że nie podlegają one wyłączeniu z kosztów podatkowych. Co prawda nie można zaprzeczyć, że kreują one wizerunek firmy, a tym samym przyczyniają się do określonego sposobu jej odbioru, ale równocześnie nie można ich uznać za wydatki niestandardowe. W praktyce gospodarczej ustanowione zostały bowiem w tym zakresie określone zachowania i zwyczaje. Celem podejmowania działań związanych ze świątecznym wystrojem firmy jest przede wszystkim stworzenie przyjaznej atmosfery poprzez nawiązanie do tradycji i kultury obyczajowej. Mają one ponadto zachęcić klientów do skorzystania z firmowej oferty. W efekcie nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorcy zaliczali je w ciężar kosztów podatkowych.
Prezenty i życzenia dla kontrahentów
W okresie świątecznym wiele firm przygotowuje dla kontrahentów zwyczajowe upominki. W zależności od ich charakteru, wartości oraz kręgu adresatów mogą one w podatku dochodowym stanowić koszty reklamy lub zostać zakwalifikowane jako koszty reprezentacji.
Prezenty, które są przekazywane w celach reklamowych, charakteryzuje niska cena nabycia lub wartość rynkowa. Ponadto są one opatrzone logo firmy oraz przeznaczone dla wszystkich kontrahentów i klientów – obecnych oraz potencjalnych. Wartością tego typu upominków przedsiębiorca może obciążać firmowe koszty podatkowe. Cech reprezentacyjnych nie można bowiem przypisać działaniom polegającym na wręczaniu klientom (kontrahentom) niskocennych tzw. gadżetów opatrzonych logo firmowym (m.in. długopisów, smyczy, notesów, kubków, kalendarzy, parasolek, wizytowników czy pendrive’ów). Celem tego typu działań jest przede wszystkim rozpowszechnianie i przywiązanie klientów do marki. To z kolei powoduje, że wydatki poniesione na ich nabycie lub wytworzenie należy zakwalifikować jako stanowiące koszty wydatki reklamowe.
Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że do wydatków reklamowych nie można zaliczać tych ponoszonych na eleganckie, wartościowe czy też ekskluzywne upominki przeznaczone tylko dla ściśle wybranej grupy kontrahentów, jak również cieszące się rosnącą popularnością tzw. kosze prezentowe zawierające markowe słodycze oraz alkohole. Tego typu prezenty stanowią wyłączone z kosztów wydatki reprezentacyjne – zarówno z uwagi na charakter samego wydatku, jak i z powodu wyselekcjonowanego kręgu odbiorców.
Do standardów w zakresie utrzymywania kontaktów z kontrahentami należy również m.in. składanie okazjonalnych życzeń – najczęściej drogą e-mailową lub na specjalnych kartach pocztowych. Wysyłania kart ze świątecznymi życzeniami i podziękowaniami za kolejny rok współpracy nie należy kwalifikować jako działań o charakterze reprezentacyjnym, na które wydatki wyłączone zostały z kosztów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop. Wydatki ponoszone na zakup lub wykonanie kart oraz ich wysyłkę kwalifikuje się jako bieżące koszty funkcjonowania firmy podlegające zaliczeniu do tzw. pośrednich kosztów podatkowych.
Koszty imprezy integracyjnej
» gdy uczestnikiem jest pracownik
Zazwyczaj źródłem finansowania wydatków ponoszonych na organizację firmowych imprez integracyjnych są środki obrotowe firmy, a pracodawca jako organizator nie różnicuje świadczeń na rzecz gości z uwzględnieniem kryterium socjalnego. W części dotyczącej zatrudnionych pracowników należy je klasyfikować jako tzw. koszty pracownicze, czyli świadczenia równoważne wynagrodzeniom za pracę i innym pozapłacowym świadczeniom otrzymywanym przez pracowników. Aby jednak wydatkami na pracowniczego tzw. wigilijnego śledzika można było obciążać firmowe koszty podatkowe, to – jak podkreślają organy podatkowe oraz sądy administracyjne – impreza taka powinna być ukierunkowana na zintegrowanie pracowników z firmą oraz ich skonsolidowanie jako zespołu. Jedynym celem takiego spotkania nie może być okazja do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji. Z założenia organizacja imprezy integracyjnej powinna mieć na celu przede wszystkim poprawę efektywności pracy, która powinna mieć przełożenie na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę. Dopiero w takich warunkach wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję kosztu podatkowego.
Wobec tego w interesie pracodawcy jest posiadanie dowodów dokumentujących integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej, z których jednoznacznie będzie wynikać charakter danego spotkania (np. ramowy program imprezy integracyjnej z zaznaczoną częścią podsumowującą pracę firmy w pewnym okresie), zakres zrealizowanej usługi oraz potwierdzenie, do kogo została ona skierowana (np. lista obecności).
O firmowych rozliczeniach związanych ze świąteczną pomocą dla pracowników będzie można przeczytać w dodatku do GP nr 99 z dnia 12.12.2016 r.
Zdarza się, że w imprezie integracyjnej uczestniczą członkowie rodzin pracowniczych. W odniesieniu do podatkowej klasyfikacji wydatków przypadających na tych uczestników organy podatkowe nie wypracowały jednolitego stanowiska. Zdaniem części z nich wydatki na organizację imprezy w proporcji przypadającej na członków rodzin pracowniczych nie stanowią kosztów podatkowych, gdyż nie mieszczą się w definicji tego pojęcia. Natomiast w opinii pozostałych istnieje możliwość obciążania kosztów tego typu wydatkami w sytuacji, gdy firma nie ma możliwości dokładnego rozgraniczenia pomiędzy pracowników i ich rodziny świadczenia w postaci uczestnictwa w takiej imprezie. W takiej sytuacji w celu uniknięcia ewentualnego sporu z fiskusem warto zadbać o uzyskanie w analizowanej kwestii interpretacji indywidualnej organu podatkowego.
» wydatki przypadające na gości
Powszechną praktyką jest uczestnictwo w spotkaniach integracyjnych, oprócz pracowników, również gości spoza firmy, w tym m.in. w spółkach kapitałowych członków rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawicieli właścicieli. W tym przypadku należy mieć na uwadze wyłączenie z kosztów podatkowych określone w art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop. Na mocy tych przepisów wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej nie są kosztami podatkowymi. W efekcie firma, która na spotkanie integracyjne zaprosi takich gości, musi ustalić, jaka część wydatków na jego organizację ich dotyczy, i wyłączyć ją z kosztów podatkowych.
Organy podatkowe zasadniczo stoją również na stanowisku, że nie ma możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w imprezie integracyjnej zaproszonych kontrahentów czy podmiotów w różnym stopniu współpracujących z firmą. Zdarzają się jednak rozstrzygnięcia, w których fiskus nie odmawia podatnikom prawa do obciążania kosztów firmowych wydatkami na organizację imprezy integracyjnej ponoszonymi z tego tytułu. W związku z tym także w tej kwestii właściwym wydaje się uzyskanie przez przedsiębiorcę indywidualnego rozstrzygnięcia.
Pracownik nie ma przychodu z integracji
Przez wiele lat sposób podatkowego rozliczenia po stronie pracowników udziału w imprezie integracyjnej, jako tzw. nieodpłatnego świadczenia, był przedmiotem sporu pracodawców z fiskusem. Kwestię tę definitywnie rozstrzygnął Trybunał Konstytucyjny w wyroku wydanym w dniu 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. W orzeczeniu tym TK wskazał, że u pracownika przychód podatkowy mogą wygenerować jedynie te nieodpłatne świadczenia, które:
1) zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2) zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
W uzasadnieniu do przedmiotowego wyroku TK stwierdził też, że nie można założyć, iż gdyby nie pracodawca, to pracownik sam poniósłby wydatek na wzięcie udziału w takiej imprezie integracyjnej. Stąd nie można przyjąć, że w takim przypadku po stronie pracownika występuje przysporzenie w postaci zaoszczędzenia wydatku. Pozostałych cech, w opinii TK, również nie można się dopatrzyć w uczestnictwie pracownika w takiej imprezie. Udziału tego pracownik nie może bowiem najczęściej odmówić, a nawet przyjmując całkowitą dobrowolność takiego uczestnictwa nie można ustalić realnej, zindywidualizowanej wartości tych świadczeń, gdyż są one ogólnodostępne. Uwzględniając wszystkie te argumenty, zdaniem TK, nie można mówić w tym przypadku o podlegającym opodatkowaniu pracowniczym przychodzie.
Organy podatkowe od czasu wydania przedmiotowego orzeczenia zawarte w nim stanowisko TK uwzględniają w wydawanych przez siebie interpretacjach.
Uczestnictwo w imprezie integracyjnej nie generuje u pracowników przychodu podatkowego.
Świąteczne premie pieniężne
W grudniu niektórzy pracodawcy przyznają pracownikom różnego rodzaju świadczenia mające zrekompensować zwiększone wydatki ponoszone przez nich w okresie przedświątecznym. Najczęściej jest to świąteczna premia pieniężna. Koszty związane z realizacją tego rodzaju świadczeń kwalifikują się do kategorii tzw. kosztów pracowniczych i mogą obciążać firmowe koszty na zasadach ogólnych.
Po stronie pracownika, który otrzymuje taką premię, powstaje przychód ze stosunku pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu wraz z pozostałymi składnikami wynagrodzenia uzyskanymi przez niego w tym samym miesiącu.
| Kosztowa klasyfikacja świątecznych wydatków | |||||
| Rodzaj wydatku | Możliwość obciążenia kosztów | ||||
| Wydatki na zakup i wykonanie dekoracji | koszt w wysokości faktycznie poniesionego wydatku | ||||
| Wydatki na prezenty dla kontrahentów | |||||
|
|
||||
|
|
||||
| Wydatki na imprezy integracyjne | |||||
|
|
||||
|
|
||||
|
|
||||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888)
Źródło: Gazeta Podatkowa nr 97 (1347) z dnia 5.12.2016, strona 15 Autor: Agata Cieśla