Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia. W praktyce oznacza to zazwyczaj, że jest nim średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu.
W przypadku zagranicznych podróży służbowych pracowników dotychczas przyjmowaliśmy, że do przeliczania tej kategorii kosztów stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. W tej kwestii pojawiły się jednak pewne wątpliwości. Od niedawna organy podatkowe w wydawanych interpretacjach zaczęły bowiem przyjmować, iż wydatki udokumentowane fakturami/rachunkami wystawionymi w walucie obcej należy przeliczać na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku. W ich opinii tylko w odniesieniu do wydatków nieudokumentowanych fakturami/rachunkami należy do tych przeliczeń przyjmować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.
O ustosunkowanie się do tego problemu wydawnictwo Gazety Podatkowej zwróciło się do Ministerstwa Finansów. Ze stanowiska, jakie zaprezentowała KIS w piśmie z dnia 16 sierpnia 2017 r. wynika, że kurs, po którym powinny zostać dokonane omawiane przeliczenia uzależniony jest od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników.
Jeżeli wszelkie świadczenia w podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki z nimi związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę – wówczas wydatki te powinny być rozliczane w kosztach na podstawie faktur według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Z kolei gdy pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w zagranicznej podróży służbowej w oparciu o dokumenty wystawione na pracownika, wówczas właściwym kursem do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).
KIS zastrzegła jednak, że gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu i faktury są wystawione na pracodawcę – wówczas nie powinny być one dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a kursem właściwym do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
źródło: Gazeta Podatkowa nr 71 (1425) z dnia 4.09.2017,
Autor: Agata Cieśla